Forguard: Opcje automatyzacji rozliczeń

Automatyzacja rozliczeń to funkcja dla dostawców usług, która pomaga zarządzać płatnymi okresami dostępu dla ich klientów (użytkowników Forguard).

Wcześniej, w GPS-Trace Console dostawca usług musiał przypisać plan klienta, aby utworzyć konto Forguard dla siebie lub dla klienta. Plan klienta definiuje główną konfigurację konta (dostępne moduły, przechowywanie, limity Obiektów i Geostref)
Teraz każdy plan klienta zawiera również opcjonalne ustawienia automatyzacji rozliczeń — możesz je włączyć i skonfigurować, lub pozostawić automatyzację rozliczeń wyłączoną dla danego planu.

Automatyzacja rozliczeń nie jest bramką płatności i nie przetwarza ani nie pobiera płatności automatycznie. Jej celem jest zarządzanie logiką cyklu rozliczeniowego dla konta.

Ta funkcja pozwala dostawcy usług na:

• określenie, jak często oczekiwana jest płatność od klienta;
• powiadomienie klienta przed terminem płatności;
• opcjonalne zablokowanie konta, jeśli płatność jest zaległa;
• ręczne przedłużenie aktywnego okresu rozliczeniowego po otrzymaniu płatności.

Omówmy trzy główne scenariusze konfiguracji i zarządzania procesami pobierania płatności od klientów.

Scenariusz 1. Jak stworzyć plan z ustawieniami płatności okresowych.

Pierwszym krokiem w tworzeniu konta w Forguard jest plan klienta.

Aby utworzyć nowy plan:

1. Przejdź do GPS-Trace Console - Forguard - Plany klientów.
2. Wybierz + Utwórz plan klienta.
3. Skonfiguruj nazwę planu, jego opis, plan partnerski, na którym będzie bazował Twój nowy plan, oraz liczbę Obiektów, przechowywanie, ilość Geostref i zestaw modułów.
4. Naciśnij przycisk Zapisz.

W drugim kroku procesu możesz skonfigurować samą automatyzację rozliczeń:

1. Włącz przełącznik Okres płatności. Określa on, jak często powinny być dokonywane płatności. Po aktywacji konta, oczekiwana data płatności jest automatycznie przypisywana na podstawie daty aktywacji.
2. Możesz wybrać 1, 3 lub 12 miesięcy z prekonfigurowanych opcji lub ustawić własny okres (np. 8 miesięcy).
3. Powiadomienia. Włącz przełącznik Powiadom przed płatnością. W tym polu możesz również ustawić niestandardową liczbę dni.
4. Automatyczne blokowanie. Jeśli chcesz zablokować konto po terminie płatności, włącz następny przełącznik i określ liczbę dni. Jeśli chcesz, aby Twój klient został zablokowany natychmiast po terminie, po prostu wpisz 0 w tym polu.
5. Zapisz swoje ustawienia.

Po przypisaniu użytkowników do tego planu, na tej stronie zobaczysz wszystkie konta klientów oparte na tym planie. Zauważ, że możesz zmienić osobiste ustawienia płatności okresowych konta bezpośrednio w koncie użytkownika, nawet jeśli ten użytkownik ma ten plan klienta.

Scenariusz 2. Mamy nowy plan z ustawieniami płatności okresowych. Jak utworzyć konto użytkownika na nim lub zmienić obecny plan użytkownika i co dzieje się z już aktywowanym kontem?

Proces tworzenia konta jest standardowy i możesz sprawdzić go w dokumentacji tutaj.

Dlatego przejdźmy do przypadku, gdy zmieniamy plan klienta z takiego bez ustawień płatności okresowych na nowy z nimi.

Aby uniknąć utraty danych klienta lub funkcjonalności, przypisz konta do planu o tym samym poziomie planu partnerskiego lub wyższym (na przykład z Lite+ na Lite+ lub Advanced).

Następnie wykonaj następujące kroki:

• Przejdź do GPS-Trace Console - Forguard - lista kont.
• Znajdź potrzebne konto klienta i przejdź do jego strony.
• Sprawdź ponownie obecny plan klienta, aby nie usunąć istotnych szczegółów.
• Sprawdź, czy data automatycznego blokowania już istnieje. Jeśli ustawiłeś ją przed tą nową wersją, może wymagać ponownego przeliczenia daty i warunków płatności okresowych.
• Przypisz nowy plan z opcjami automatyzacji rozliczeń i odśwież stronę, aby zobaczyć zmiany i nowe daty.

Co możesz zobaczyć: istnieją 3 kamienie milowe w procesie pobierania płatności:

• Następny termin płatności
• Data przypomnienia o terminie
• Data automatycznego blokowania

Jeśli masz klienta z datą automatycznego blokowania sprzed tej wersji, ta data automatycznego blokowania zostanie zachowana.

Jak to działa: Ustawiasz wszystkie 3 daty i powiadomienia. Co zobaczy Twój klient?

Po przypisaniu planu z automatyzacją rozliczeń, klienci mogą zobaczyć swoją Datę wygaśnięcia konta w aplikacji Forguard w Ustawieniach użytkownika. Interfejs wyświetla komunikat, aby skontaktować się z dostawcą usług w sprawie terminu płatności.

Gdy nadejdzie pierwsza data, klient zobaczy baner: „Płatność należna {Data terminu}. W przypadku pytań skontaktuj się z dostawcą.” Jeśli użytkownik dotknie tej linii, zobaczy kartę Dostawcy usług z danymi kontaktowymi.

Gdy minie termin płatności, a Ty dasz użytkownikom N-dniowy okres karencji po terminie płatności, zanim ich konto zostanie zablokowane, zobaczą oni powiadomienie w tym samym formacie: „Płatność jest zaległa. Twoje konto zostanie zablokowane {Data automatycznego blokowania}. W przypadku pytań skontaktuj się z dostawcą.”

Po nadejściu daty automatycznego blokowania, logowanie zostanie zablokowane, chociaż sama aplikacja będzie działać normalnie. Jest to najłatwiejszy sposób na przywrócenie pełnej funkcjonalności po otrzymaniu płatności.

Scenariusz 3. Otrzymałeś płatność i musisz przedłużyć płatność okresową na następny okres.

Teraz czas pomyśleć o przyszłości. Po potwierdzeniu płatności od klienta, wykonaj następujące kroki, aby przedłużyć termin:

• Przejdź do GPS-Trace Console - Forguard - lista kont.
• Znajdź potrzebne konto klienta i przejdź do jego strony lub dotknij znaku Automatyzacja rozliczeń, aby natychmiast ją przedłużyć.
  
• Na stronie konta wybierz Informacje rozliczeniowe - ustawienia.
• Dotknij przycisku Przedłuż okres (działa, jeśli wcześniej skonfigurowałeś to w ustawieniach planu klienta - przełącznik „Okres płatności” powinien być włączony).
• Sprawdź, czy data została zaktualizowana.
• Zapisz, jeśli wszystko jest poprawne, lub edytuj daty, jeśli potrzebujesz innych.

W każdej chwili na stronie konta w zakładce z pobieraniem płatności okresowych możesz wyłączyć wszystkie opcje automatyzacji rozliczeń lub zresetować je do wspólnych dla przypisanego planu.

Funkcja automatyzacji rozliczeń obsługuje obliczanie terminów płatności, powiadomienia klientów w aplikacji Forguard oraz automatyczne blokowanie konta na podstawie skonfigurowanych okresów płatności (1, 3, 12 miesięcy lub niestandardowe interwały). Eliminuje to potrzebę ręcznego śledzenia terminów płatności lub wysyłania indywidualnych przypomnień dla każdego konta klienta.

Po otrzymaniu płatności użyj przycisku Przedłuż okres w ustawieniach rozliczeń konta, aby rozpocząć następny cykl płatności. Konsola przeliczy wszystkie daty (termin płatności, data przypomnienia, data automatycznego blokowania) na podstawie skonfigurowanego okresu.

Ta automatyzacja rozliczeń oszczędza Twój czas, redukując ręczne śledzenie płatności i przypomnienia, jednocześnie zapewniając bardziej przewidywalne płatności. W razie pytań – skontaktuj się z nami na czacie.