Forguard: Opties voor factureringsautomatisering

Factureringsautomatisering is een functie voor serviceproviders die helpt bij het beheren van betaalde toegangsperioden voor hun klanten (Forguard-gebruikers).

Voorheen moest een serviceprovider in GPS-Trace Console een klantplan toewijzen om een Forguard-account voor zichzelf of voor een klant aan te maken. Een klantplan definieert de hoofdaccountconfiguratie (beschikbare modules, opslag, limieten voor Apparaten en geofences).
Nu omvat elk klantplan ook optionele instellingen voor factureringsautomatisering — u kunt deze inschakelen en configureren, of factureringsautomatisering voor het plan uitgeschakeld laten.

Factureringsautomatisering is geen betaalgateway en verwerkt of int geen betalingen automatisch. Het doel is om de logica van de factureringscyclus voor een account te beheren.

Deze functie stelt een serviceprovider in staat om:

• te definiëren hoe vaak betaling van de klant wordt verwacht;
• de klant op de hoogte te stellen vóór de betalingsdeadline;
• optioneel het account te blokkeren als de betaling achterstallig is;
• handmatig de actieve factureringsperiode te verlengen na ontvangst van de betaling.

Laten we drie primaire scenario's behandelen voor het configureren en beheren van workflows voor het innen van klantbetalingen.

Scenario 1. Hoe een plan met periodieke betalingsinstellingen aan te maken.

De eerste stap bij het aanmaken van een account in Forguard is het klantplan.

Om een nieuw plan aan te maken:

1. Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - Klantplannen.
2. Selecteer + Klantplan aanmaken.
3. Configureer de naam van het plan, de beschrijving, het partnerplan waarop uw nieuwe plan zal worden gebaseerd, en het aantal Apparaten, opslag, aantal geofences en een set modules.
4. Druk op de knop Opslaan.

In de tweede stap van het proces kunt u de factureringsautomatisering zelf instellen:

1. Schakel de schakelaar Betaalperiode in. Deze bepaalt hoe vaak betalingen moeten worden gedaan. Bij accountactivering wordt de verwachte betalingsdatum automatisch toegewezen op basis van de activeringsdatum.
2. U kunt 1, 3 of 12 maanden vooraf geconfigureerd selecteren of uw eigen periode instellen (bijvoorbeeld 8 maanden).
3. Meldingen. Schakel de schakelaar Melden vóór betaling in. In dit veld kunt u ook een aangepast aantal dagen instellen.
4. Automatische blokkering. Als u het account wilt blokkeren na de vervaldatum van de betaling, schakelt u de volgende schakelaar in en bepaalt u een aantal dagen. Als u wilt dat uw klant onmiddellijk op de deadline wordt geblokkeerd, vult u 0 in dit veld in.
5. Sla uw instellingen op.

Nadat u gebruikers aan dit plan hebt toegewezen, ziet u op deze pagina alle klantaccounts die op dit plan zijn gebaseerd. Houd er rekening mee dat u de instellingen voor periodieke betalingen van persoonlijke accounts direct in het gebruikersaccount kunt wijzigen, zelfs als deze gebruiker dit klantplan heeft.

Scenario 2. We hebben een nieuw plan met periodieke betalingsinstellingen. Hoe maak je er een gebruikersaccount op aan of wijzig je het huidige plan van de gebruiker en wat gebeurt er met een reeds geactiveerd account?

Het accountaanmaakproces is standaard en u kunt het proces bekijken in de documentatie hier.

Laten we daarom ingaan op het geval waarin we het klantplan wijzigen van een plan zonder periodieke betalingsinstellingen naar een nieuw plan met deze instellingen.

Om te voorkomen dat klantgegevens of functionaliteit verloren gaan, wijst u accounts toe aan een plan op hetzelfde partnerplanniveau of hoger (bijvoorbeeld van Lite+ naar Lite+ of Advanced).

Voltooi vervolgens de volgende stappen:

• Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - lijst met accounts.
• Zoek het benodigde klantaccount en ga naar de pagina ervan.
• Controleer nogmaals het huidige klantplan om geen essentiële details te verwijderen.
• Controleer of de datum van automatische blokkering al bestaat. Als u deze vóór deze nieuwe release hebt ingesteld, kan het nodig zijn de datum en voorwaarden van periodieke betaling opnieuw te berekenen.
• Wijs een nieuw plan met opties voor factureringsautomatisering toe en vernieuw de pagina om de wijzigingen en nieuwe datums te zien.

Wat u kunt zien: er zijn 3 mijlpalen in uw incassoproces:

• Volgende deadline
• Herinneringsdatum deadline
• Datum van automatische blokkering

Als u een klant hebt met een datum van automatische blokkering van vóór deze release, wordt deze datum van automatische blokkering opgeslagen.

Hoe het werkt: U stelt alle 3 datums en meldingen in. Wat zal uw klant zien?

Na het toewijzen van een plan met factureringsautomatisering kunnen klanten hun Vervaldatum account bekijken in de Forguard-app onder Gebruikersinstellingen. De interface toont een bericht om contact op te nemen met hun serviceprovider voor vragen over de betalingsdeadline.

Wanneer de eerste datum aanbreekt, ziet een klant een banner: "Betaling verschuldigd op {Deadline date}. Neem voor vragen contact op met uw provider." Als de gebruiker op deze regel tikt, ziet hij de Serviceproviderkaart met contactgegevens.

Wanneer de deadline is verstreken en u gebruikers een respijtperiode van N dagen geeft na de betalingsdeadline voordat hun account wordt geblokkeerd, zien zij dezelfde melding: "Betaling is achterstallig. Uw account wordt geblokkeerd op {Auto-blocking date}. Neem voor vragen contact op met uw provider."

Nadat de datum van automatische blokkering is aangebroken, wordt de aanmelding geblokkeerd, hoewel de applicatie zelf normaal blijft draaien. Dit is de eenvoudigste manier om alle functionaliteit te herstellen nadat de betaling is ontvangen.

Scenario 3. U hebt de betaling ontvangen en moet de periodieke betaling voor de volgende termijn verlengen.

Nu is het tijd om aan de toekomst te denken. Zodra u de betaling van uw klant bevestigt, volgt u deze stappen om de deadline te verlengen:

• Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - lijst met accounts.
• Zoek het benodigde klantaccount en ga naar de pagina ervan of tik op het teken Factureringsautomatisering om het onmiddellijk te verlengen.
  
• Selecteer op de accountpagina Factureringsinformatie - instellingen.
• Tik op de knop Periode verlengen (dit werkt als u het vooraf hebt geconfigureerd in de instellingen van het klantplan - de schakelaar "Betaalperiode" moet aan staan).
• Controleer of de datum is bijgewerkt.
• Opslaan als alles correct is of bewerk de datums als u andere nodig hebt.

Op elk moment op de accountpagina in het tabblad met periodieke incasso kunt u alle opties voor factureringsautomatisering uitschakelen of deze terugzetten naar de algemene instellingen van dit toegewezen tarief.

De functie voor factureringsautomatisering regelt de berekening van de betalingsdeadline, klantmeldingen in de Forguard-app en automatische accountblokkering op basis van geconfigureerde betaalperioden (1, 3, 12 maanden of aangepaste intervallen). Dit elimineert de noodzaak om handmatig betalingsdeadlines bij te houden of individuele herinneringen te sturen voor elk klantaccount.

Wanneer een betaling is ontvangen, gebruikt u de knop Periode verlengen in de factureringsinstellingen van het account om de volgende betalingscyclus te starten. De Console zal alle datums (betalingsdeadline, herinneringsdatum, datum van automatische blokkering) opnieuw berekenen op basis van de geconfigureerde periode.

Deze factureringsautomatisering bespaart u tijd door handmatige betalingsregistratie en herinneringen te verminderen, terwijl het zorgt voor voorspelbaardere betalingen. Bij vragen kunt u altijd contact opnemen via onze chat.