Forguard: Opties voor factureringsautomatisering

Factureringsautomatisering is een functie voor dienstverleners die helpt bij het beheren van betaalde toegangsperioden voor hun klanten (Forguard-gebruikers).

Voorheen moest een dienstverlener in GPS-Trace Console een klantenabonnement toewijzen om een Forguard-account voor zichzelf of voor een klant aan te maken. Een klantenabonnement definieert de hoofdaccountconfiguratie (beschikbare modules, opslag, Apparaten en Geofence-limieten)
Nu omvat elk klantenabonnement ook optionele instellingen voor Factureringsautomatisering—u kunt deze inschakelen en configureren, of Factureringsautomatisering uitgeschakeld laten voor het abonnement.

Factureringsautomatisering is geen betalingsgateway en verwerkt of int geen betalingen automatisch. Het doel ervan is het beheren van de logica van de factureringscyclus voor een account.

Deze functie stelt een dienstverlener in staat om:

• definiëren hoe vaak betaling van de klant wordt verwacht;
• de klant op de hoogte stellen vóór de betalingstermijn;
• optioneel het account blokkeren als de betaling te laat is;
• handmatig de actieve factureringsperiode verlengen na ontvangst van de betaling.

Laten we drie primaire scenario's behandelen voor het configureren en beheren van workflows voor het innen van klantbetalingen.

Scenario 1. Hoe een abonnement met periodieke betalingsinstellingen aan te maken.

De eerste stap bij het aanmaken van een account in Forguard is het klantenabonnement.

Om een nieuw abonnement aan te maken:

1. Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - Klantenabonnementen.
2. Selecteer + Klantenabonnement aanmaken.
3. Configureer de naam van het abonnement, de beschrijving, het partnerabonnement waarop uw nieuwe abonnement zal worden gebaseerd, en het aantal Apparaten, opslag, aantal Geofence en een set modules.
4. Druk op de knop Opslaan.

In de tweede stap van het proces kunt u de factureringsautomatisering zelf instellen:

1. Schakel de schakelaar Betalingstermijn in. Dit bepaalt hoe vaak betalingen moeten worden gedaan. Bij accountactivering wordt de verwachte betalingsdatum automatisch toegewezen op basis van de activeringsdatum.
2. U kunt 1, 3 of 12 maanden vooraf geconfigureerd selecteren of uw eigen periode instellen (bijvoorbeeld 8 maanden).
3. Meldingen. Schakel de schakelaar Melden vóór betaling in. In dit veld kunt u ook een aangepast aantal dagen instellen.
4. Automatische blokkering. Als u het account wilt blokkeren na de vervaldatum van de betaling, schakelt u de volgende schakelaar in en bepaalt u een aantal dagen. Als u wilt dat uw klant onmiddellijk op de deadline wordt geblokkeerd, vult u 0 in dit veld in.
5. Sla uw instellingen op.

Nadat u gebruikers aan dit abonnement hebt toegewezen, ziet u op deze pagina alle klantenaccounts die op dit abonnement zijn gebaseerd. Merk op dat u de periodieke betalingsinstellingen van het persoonlijke account rechtstreeks in het gebruikersaccount kunt wijzigen, zelfs als deze gebruiker dit klantenabonnement heeft.

Scenario 2. We hebben een nieuw abonnement met periodieke betalingsinstellingen. Hoe maak je er een gebruikersaccount op aan of wijzig je het huidige abonnement van een gebruiker en wat gebeurt er met een reeds geactiveerd account?

Het aanmaken van een account is een standaardproces en u kunt het proces hier in de documentatie bekijken.

Laten we daarom kijken naar het geval waarin we het klantenabonnement wijzigen van een abonnement zonder periodieke betalingsinstellingen naar een nieuw abonnement met deze instellingen.

Om verlies van klantgegevens of functionaliteit te voorkomen, wijs accounts toe aan een abonnement op basis van hetzelfde partnerabonnementniveau of hoger (bijvoorbeeld van Lite+ naar Lite+ of Advanced).

Voltooi vervolgens de volgende stappen:

• Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - lijst met accounts.
• Zoek het benodigde klantenaccount en ga naar de pagina ervan.
• Controleer nogmaals het huidige klantenabonnement om te voorkomen dat essentiële details worden verwijderd.
• Controleer of de automatische blokkeringsdatum al bestaat. Als u dit vóór deze nieuwe release hebt ingesteld, moet de datum en de voorwaarden van de periodieke betaling mogelijk opnieuw worden berekend.
• Wijs een nieuw abonnement met factureringsautomatiseringsopties toe en vernieuw de pagina om de wijzigingen en nieuwe datums te zien.

Wat u kunt zien: er zijn 3 mijlpalen in uw betalingsinningsproces:

• Volgende deadline
• Herinneringsdatum deadline
• Automatische blokkeringsdatum

Als u een klant heeft met een automatische blokkeringsdatum van vóór deze release, wordt deze automatische blokkeringsdatum opgeslagen.

Hoe het werkt: U stelt alle 3 datums en meldingen in. Wat zal uw klant zien?

Na het toewijzen van een abonnement met factureringsautomatisering, kunnen klanten hun Accountvervaldatum bekijken in de Forguard-app onder Gebruikersinstellingen. De interface toont een bericht om contact op te nemen met hun dienstverlener voor vragen over de betalingstermijn.

Wanneer de eerste datum aanbreekt, ziet een klant een banner: "Betaling verschuldigd op {Deadline datum}. Neem voor vragen contact op met uw provider." Als de gebruiker op deze regel tikt, ziet hij de kaart van de dienstverlener met contactgegevens.

Wanneer de deadline is verstreken en u gebruikers een respijtperiode van N dagen geeft na de betalingstermijn voordat hun account wordt geblokkeerd, zullen zij dezelfde melding zien: "Betaling is te laat. Uw account wordt geblokkeerd op {Automatische blokkeringsdatum}. Neem voor vragen contact op met uw provider."

Nadat de automatische blokkeringsdatum is aangebroken, wordt de aanmelding geblokkeerd, hoewel de applicatie zelf gewoon blijft draaien. Dit is de eenvoudigste manier om alle functionaliteit te herstellen nadat de betaling is ontvangen.

Scenario 3. U heeft de betaling ontvangen en moet de periodieke betaling voor de volgende termijn verlengen.

Nu is het tijd om aan de toekomst te denken. Zodra u de betaling van uw klant bevestigt, volgt u deze stappen om de deadline te verlengen:

• Ga naar uw GPS-Trace Console - Forguard - lijst met accounts.
• Zoek het benodigde klantenaccount en ga naar de pagina ervan of tik op het teken Factureringsautomatisering om het onmiddellijk te verlengen.
  
• Selecteer op de accountpagina Factureringsinformatie - instellingen.
• Tik op de knop Periode verlengen (dit werkt als u het vooraf hebt geconfigureerd in de instellingen van het klantenabonnement - de schakelaar "Betalingstermijn" moet zijn ingeschakeld).
• Controleer of de datum is bijgewerkt.
• Opslaan als alles correct is of bewerk de datums als u andere nodig heeft.

Op elk moment op de accountpagina in het tabblad met periodieke betalingsinning kunt u alle factureringsautomatiseringsopties uitschakelen of deze terugzetten naar de gemeenschappelijke opties van het toegewezen tarief.

De functie voor factureringsautomatisering regelt de berekening van betalingstermijnen, klantmeldingen in de Forguard-app en automatische accountblokkering op basis van geconfigureerde betalingstermijnen (1, 3, 12 maanden of aangepaste intervallen). Dit elimineert de noodzaak om handmatig betalingstermijnen bij te houden of individuele herinneringen te sturen voor elk klantenaccount.

Wanneer een betaling is ontvangen, gebruikt u de knop Periode verlengen in de factureringsinstellingen van het account om de volgende betalingscyclus te starten. De Console zal alle datums (betalingstermijn, herinneringsdatum, automatische blokkeringsdatum) opnieuw berekenen op basis van de geconfigureerde periode.

Deze factureringsautomatisering bespaart u tijd door handmatige betalingsopvolging en herinneringen te verminderen, terwijl het zorgt voor meer voorspelbare betalingen. Bij vragen kunt u altijd contact met ons opnemen via onze chat.